仕事でミスをして落ち込んだ経験のある方は多いでしょう。でも、慣れてくればミスが少なくなってきて自信がついてくるものです。しかし、仕事のミスが原因で仕事を辞めたくなったり、ストレスで病気になったりすることもあります。
何とか仕事のミスを減らす方法はないのでしょうか？今回は誰でも実践できる仕事のミスを減らす１１の方法をご紹介します。
- 仕事のミスを減らすための１１の対策
- まとめ
仕事のミスを減らすための１１の対策
1.１日の仕事をきちんと計画して、残業は計画に含めない
仕事のケアレスミスを少なくするために「計画を立てる」ことが役に立ちます。計画を立てるなんてめんどくさい、計画を立てる暇があったらまず仕事をしたほうがいい、と考えるかもしれませんが、計画を立てたほうがより多くの作業ができるという発想の転換です。
計画とは、スケジュールと違い、細かい時間管理のことではありません。計画は仕事の目標を達成するための方向性のことです。もし、自分が大きなプロジェクトの中で何を目標に仕事をしているのかを把握していなければ、モチベーションも上がりませんし、優先順位も自分で識別できないので、仕事の効率が下がりミスも増えてしまいます。
１ヶ月または１週間単位で仕事の目標を達成するための計画を立てることで、１日の時間の使い方を有効に割り振ることができます。プランニングを専門に行っている会社が出しているシステム手帳や電子アプリを使って、仕事の効率を上げるための計画を立てる方法もあります。
2.仕事が完成したら、提出する前にチェックする
仕事のミスを減らすために、自分がやり終えた仕事を見直すことは非常に大切です。ベテランと新人、仕事のできる人とできない人の大きな違いは、この仕事を見直す自己チェックにある、という人もいるほどです。
この点で、作業を開始する前に、仕事のミスを減らすためのチェックシートを作ってみることは実際的な方法と言えるでしょう。チェックシートを使用するほうが、ミスを防ぐだけでなく、達成感があり、仕事が早く終わることに気付く人も多いようです。下記にチェックリストを作るためのポイントを列挙しました。
・チェック項目が、作業の種類ごとに分類されている
・優先順位が高い順に並べられている
・ミスがあると重大な結果を招く作業のチェック項目がそろっている
・一目で分かる
・毎日新しいチェックリストを作り、マンネリ化させない
3.仕事のミスは隠さない！自分がやった仕事をすべて報告する
自分が行った仕事の内容をミスも含めてすべて報告することが、仕事のミスを大きくしないために重要です。上司が必要としている情報は、あなたがミスをしたのかどうかではなく、仕事がスムーズに進んでいるかどうかだからです。仕事上の報告のポイントを以下に列挙しました。
・報告内容をメモにまとめて起き、重要なものから報告する
・日時や場所、誰がどのようにと言った事実を正確に報告する
・先に結論を短く述べ、後から理由や意見を述べる
・憶測でものを言わない
正確な報告をすることで、ミスをしてもフォローが入り、重大な結果を防ぐことができますし、自分では気が付かないところにミスがあるが分かる場合もあります。仕事のミスを隠そうとすれば、さらに嘘が必要になることもありますし、隠ぺいがばれた時には信頼を失うことになるでしょう。仕事のミスは、早めに報告するのが鉄則です。
4.仕事に集中できる環境と習慣を培う
仕事のミスを減らすには、集中力を上げて、注意力をそらさないことが大切です。仕事の集中力を上げるには、自分なりの環境づくりが関係してくるかもしれません。医学的には、人の集中力が切れるのは、大体５０分と言われているようです。ですから、1時間を目安に作業を区切るのも、一つの方法かもしれません。
集中力を維持するために５０分作業をした後に、１０分間脳を休ませることが効果的という説もあります。脳をリフレッシュさせるためには、飴やチェコレートを食べて脳のエネルギー源としてグルコース（糖分）を補給するといいでしょう。しかし、当分のとり過ぎは逆効果なので気を付けましょう。
また、集中力を高めるためには、睡眠が欠かせないと言われています。ですから、最近集中力が低下してミスが多いと感じた時には、しっかり休むことも必要でしょう。
5.デスクの周りとパソコンの中を整理して仕事のミスを減らす
仕事でミスが起きる背景には「間違い」が関係しています。例えばパソコンの中のフォルダーがきちんと整理されていないと、目的のファイルを見つけるのにも時間がかかりますし、間違ったファイルを送信してしまったり、ミスが起きかねません。
机のまわりはどうでしょうか？筆記用具やメモ、資料が分類されて置かれていないならば、紛失してしまったり、大事な書類がなかなか探せないということになるかも知れません。
また、外回りの仕事の人であれば、持っているカバンの中を整理して、すぐに必要な書類を取り出せるようにしておくこと、看護師や介護士など医療関係の人であればポケットの中を整理しておくことも落ち着いて仕事をする助けになるでしょう。
6.仕事の指示はよく聞いて、情報を整理しておくことでミスは少なくなる
仕事のミスが多い人の中には「勘違い」をすることがあるようです。上司の指示を聞き間違えたり、読み間違えたり、ミスをしてしまうことがあるかもしれません。
しかし「～だと思った」「～と聞いたと思った」では済まされません。仕事の指示は、メモを取りながらしっかり聞きましょう。またマニュアルもしっかり読んで、要点を自分なりに書き出して整理しておきましょう。
指示があいまいで分かりにくい場合にはそうしたらいいのでしょうか？分からないことをそのままにして仕事をすすめると、それなミスにつながります。分からないことは必ず確認をとりましょう。上司や同僚に質問するのを怖がる人がいますが、質問の仕方にはコツがあります。
・質問する前に自分で調べたり、過去に同じことを聞いていないかを確認する
・質問する前に、今質問してもいいか相手の都合を尋ねる。忙しそうなときは、相手の手の空いた時間を見計らって近づく
・質問内容をメモに整理し、どの仕事のどの部分が分からないのかを具体的に短く明確に伝える
・緊急性や重要度の高いものから質問する
・全く分からない、という質問の仕方ではなく、考えたけど分からない、という聞き方をする
7.仕事のミスをいつまでも引きずらない
自分の仕事のミスは、なかなか頭から離れないものです。しかし、終わったことをいつまでもくよくよ考えていても、さらに別のミスを重ねることにもなりかねません。仕事上のトラブルやミスが、うつ病や自殺につながったケースでは、同居人がいない人よりも、一人暮らしのほうが高かったというデータがあります。
つまり、仕事のミスを打ち明ける相手がいることや、気分転換を図るための環境が非常に大切だということです。ですから、もしも仕事でミスしたときには、次へのステップアップの機会と考えて、長く引きずらないようにしましょう。ミスを取り戻そうとして、無理をするのも良くありません。能力以上のことをしようとすると、ミスが多くなります。
8.仕事のミスを減らすための対策の載っている本を読む
仕事のミスを減らすための秘訣を満載した本もたくさん出版されています。一冊手に入れて、新しい仕事の取り組み方にチャレンジしてみるのもいいかもしれません。特に事務仕事をしている方におススメです。
仕事の教科書10 絶対にミスをしない人のＳＰＥＥＤ仕事術
仕事を手早くこなすための実際的な方法やメモやノートの活用術、ストレスを次に日に持ち越さないためのアドバイスがのせられています。
仕事が速い人になるコツ: 残業もミスもなくなる!
仕事の優先順位や時間の管理、効率アップのためのコツや資料作成方法が具体的にのせられています。また、ミスをなくす段取りの仕方、デスク周りの片づけ、信頼される報告の仕方が分かります。
仕事の「ミス」をなくす99のしかけ
仕事を処理するスキルを上げるための具体的な方法が満載です。コミュニケーションの取り方、ミスの起きにくい職場環境の作り方、段取りの仕方、仕事の進め方、変更があった時の対処の仕方もこまかくアドバイスがあります。また、行動タイプ別の対策が書かれていて、自分に合ったミスをなくす方法がのせられています。
9.重大な仕事のミスをしてしまったら、前向きに次を考える
仕事のミスが多く、私は今の仕事に向いていないと結論した場合、前向きに行動を開始する必要があります。退職する前に転職先を見つけるために、人材バンクに登録したり、求人サイトのメルマガの配信を登録しておくこともできるでしょう。自分のスキルに合った条件のいい会社を探すには、最低でも2〜3か月を要すると言われています。
また、漠然と職を変えるのではなく、自分には何が欠けていて、逆にどんなことができるのかを分析し、目的意識を持った転職を目指しましょう。また、ビジネス用のスキルアップセミナーを受けてみるのも自信につながるかもしれません。
10.ミスの少ない人の特徴を知る
職場には、何事もそつなくこなせるミスの少ない人がいますよね。そのような人を見て、ただ羨ましいと思うだけではなく、「自分とはどこが違うのか」という事を研究してみましょう。冷静に分析してみると、自分との違いが分かることもあるかもしれませんよ。
ミスの少ない人は、例えばデスクに無駄なものを置いていないとか、最優先事項をリストアップしているとか、自分ができない事はきっぱりと断っているとか、色んな特徴があると思います。それらを真似しているうちに、次第に要領がつかめてくるようになってくるはずです。
11.上司とのコミュニケーションを円滑にする
仕事でのミスは、上司の意図を汲み取れていないのが原因で起こることもありますよね。自分では一生懸命やったのに、いざ上司に提出すると「こんな事は頼んでない！」なんて言われてしまうこともあると思います。
つまり、上司との日頃からのコミュニケーションが重要なのです。上司との信頼関係が築けているのといないのとでは、職場での働きやすさも変わってきます。上司に可愛がられる存在であれば、色んなノウハウをアドバイスしてくれる事も増えるので、仕事のスキルも上昇しやすくなるでしょう。ゴマを擦れというわけではありませんが、上司の言葉にはしっかりと耳を傾ける姿勢を持つようにしましょう。
まとめ
仕事でミスをしない人なんていません。仕事のミスが多いと感じているのは、あなただけではありません。多くの人がそう感じているものです。特に若い人や転職したばかりの人は、ミスばかりが続きへこんでしまうこともあるかもしれませんが、この記事を読んで前向きに考えていただけたら嬉しいです。
仕事のミスを減らすための９つの方法をぜひお試しください！計画を立てること、報告をきちんとすること、ミスを隠蔽しないこと、仕事を見直す（チェックする）こと、よく聞くこと、集中力を上げることは、明日から実践できるかもしれません。せひ頑張りましょう！
